Pasos para recopilar datos de clientes conforme el RGPD

¿Cómo recopilar datos de clientes en conformidad con el RGPD?

¿Acabas de aceptar o rechazar cookies después de hacer clic en este artículo de blog? Entonces, ya has tenido tu primer contacto con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Con su implementación en la Unión Europea en 2018, las reglas para recopilar y procesar información personal se volvieron considerablemente más estrictas.

¿Cómo pueden las empresas diseñar sus sitios web para recopilar no solo valiosos datos de clientes, sino también mantenerse completamente conformes con el RGPD? Este artículo de blog te guiará a través de los pasos básicos y las mejores prácticas para recopilar datos de usuarios en tu sitio web de una manera que sea efectiva y conforme a la ley.

Lo más importante en pocas palabras:

• La recopilación de datos de clientes conforme al RGPD es obligatoria en la UE, protege la privacidad de los usuarios y fortalece la confianza en tu marca.
• La Gestión del Consentimiento se refiere a la administración de las aceptaciones de los usuarios y es crucial para el procesamiento eficiente y la seguridad de los datos de los usuarios.
• Con la plataforma avanzada de Consent Management de Teavaro, no solo optimizas la recopilación de datos, sino que también estableces nuevos estándares en cuanto a privacidad de datos.
  
  

¿Qué significa cumplir con el RGDP?

Cumplir el RGPD significa que una acción, proceso o práctica cumple con los requisitos del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). El RGPD, o Reglamento General de Protección de Datos en español, es una regulación de la Unión Europea (UE) que tiene como objetivo fortalecer y unificar la protección de datos personales dentro de la UE. Entró en vigor el 25 de mayo de 2018 y establece reglas estrictas para las empresas y organizaciones que procesan datos personales de personas dentro de la UE. Al cumplir con el RGPD, se pretende fortalecer y proteger los derechos de los individuos en relación con sus datos. 

"Privacy by Design" significa que la protección de datos se integra desde el principio en el desarrollo de productos.

"Privacy by Default" establece que las configuraciones de privacidad más estrictas deben ser las predeterminadas automáticamente.

 Las directrices del RGPD incluyen, entre otros:

• El derecho de acceso a sus datos,
• El derecho de rectificación,
• El derecho al olvido (también conocido como "derecho al olvido"),
• El derecho a la restricción del procesamiento,
• El derecho a la portabilidad de datos y
• El derecho a oponerse al procesamiento de datos.

Aprende más sobre la ley DSGVO

TTDSG (Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetz) es una ley alemana que complementa y explica las reglas del RGPD específicamente para los servicios de Internet y telecomunicaciones en Alemania. En resumen, el TTDSG garantiza que las reglas de protección de datos del RGPD también se apliquen claramente a cosas como las cookies en los sitios web. De esta manera, ambos conjuntos de reglas trabajan juntos para garantizar que nuestros datos personales estén bien protegidos en Internet.

Aprende más sobre la ley TTDSG

¿Qué es un sitio web que cumple el GDPR? 

Una página web conforme al RGPD es un sitio web que cumple con las normas del RGPD (y en Alemania, adicionalmente con el TTDSG) para proteger la información privada de los visitantes. Aquí hay algunos puntos importantes que estas páginas web deben tener en cuenta:

• Informar sobre la recopilación de datos y obtener consentimientos: La página web debe informar al usuario exactamente qué información se está recopilando sobre él, por qué se hace esto y cuánto tiempo se retendrán esos datos. La página web debe solicitar permiso al usuario antes de recopilar sus datos.

• Protección de los datos de los usuarios: La página web debe asegurarse de que los datos almacenados estén seguros y de que nadie no autorizado pueda verlos o robarlos.

• Proteger los derechos de los usuarios: Cada usuario tiene derecho a saber qué datos tiene la página web sobre él y puede solicitar que estos datos se modifiquen o eliminen.

¿Para quién se aplica la obligación de tener un sitio web conforme al RGDP? 

La conformidad con el RGPD se aplica a todas las organizaciones y empresas, independientemente de su tamaño o industria, que procesan datos personales de personas en la UE. Esto incluye también a las empresas fuera de la UE, siempre y cuando ofrezcan bienes o servicios a personas en la UE o monitoreen el comportamiento de las personas dentro de la UE.

¿Para qué sitios web se aplica el RGPD?

• Tiendas en línea con clientes en la UE: una tienda en línea con sede en Estados Unidos que vende productos a clientes en Alemania debe cumplir con el RGPD, ya que procesa datos de ciudadanos de la UE.

• Redes sociales: plataformas como Facebook, Instagram o LinkedIn, que tienen usuarios en la UE, están sujetas al RGPD, ya que recopilan y procesan datos personales.

• Pequeñas y medianas empresas (PYMES): una pequeña empresa de software en Francia que mantiene una base de datos de clientes debe cumplir con los requisitos del RGPD.

• Trabajadores autónomos y empresarios individuales: un fotógrafo autónomo en Italia que opera un sitio web y recopila datos de clientes también debe cumplir con el RGPD.

¿Para qué sitios web no se aplica el RGPD?

• Personas privadas para actividades personales o familiares: Si una persona privada almacena correos electrónicos o datos de contacto de amigos y familiares para uso privado, esto no está sujeto al RGPD.

• Empresas fuera de la UE sin ciudadanos de la UE como clientes: Un restaurante local en Australia que no procesa datos de ciudadanos de la UE y no ofrece servicios en la UE no está obligado a cumplir con el RGPD.

• Seguridad pública y autoridades gubernamentales en ciertas circunstancias: Algunos procesamientos de datos que están en interés de la seguridad nacional o el cumplimiento de la ley pueden estar exentos del RGPD, aunque a menudo se aplican otras estrictas regulaciones de protección de datos.

En resumen, una vez que tu sitio web tiene un propósito comercial o público y almacena de alguna manera datos de los usuarios (por ejemplo, a través de un formulario de contacto), tu sitio web ya está sujeto a la obligación del RGPD.

Transmisión de datos de clientes a terceros: ¿cuándo está permitida?

La transferencia de datos de clientes a terceros en Alemania solo está permitida bajo ciertas condiciones. Es crucial contar con el consentimiento claro y explícito de los clientes. Esta aprobación debe ser consciente y específica, y no puede ocultarse en los términos y condiciones generales. Además, la divulgación de los datos debe estar en línea con el propósito para el que fueron recopilados originalmente, para proteger la privacidad de los clientes y cumplir con los requisitos legales.

El consentimiento de los usuarios es absolutamente necesario: 4 tipos de declaraciones de consentimiento

1. Consentimiento Classico de Cookies: cuando se utilizan cookies para recopilar datos relacionados con el comportamiento, los usuarios deben aceptar de forma activa. Esto suele hacerse a través de banners de cookies o ventanas emergentes en los sitios web.
2. Consentimiento Classico de Marketing: las empresas obtienen el consentimiento expreso de los usuarios antes de utilizar datos maestros para fines de marketing, enviar correos electrónicos o boletines informativos, enviar SMS con fines publicitarios o contactar por teléfono.
3. Interés legitimo: en algunos casos, puede existir un interés legítimo de la empresa en la recopilación de datos. Se debe garantizar el respeto de los derechos del consumidor y la posibilidad de oponerse.
4. Procesamiento de una relación contractual: el uso de datos contractuales con fines publicitarios solo es posible si el cliente ha dado su consentimiento explícito (consentimiento) o, si existe un interés legítimo, no ha objetado el procesamiento.

¿Cuáles son las consecuencias si el sitio web no cumple el GDPR? 

En 2023, por ejemplo, Meta fue multada en Irlanda con 1.200 millones de euros porque, en opinión de las autoridades de protección de datos, transfirió ilegalmente datos personales de Facebook a Estados Unidos. Una señal clara para todos: cuando se trata de la protección de datos personales, la UE no aguanta una broma:

El incumplimiento puede tener graves consecuencias, entre ellas

• Multas astronómicas: las infracciones pueden alcanzar multas de hasta 20 millones de euros o el 4% del volumen de negocios anual global, si esta cifra es superior.

• Pérdida de reputación: las violaciones de privacidad pueden socavar la confianza de los clientes y socios, lo que puede ser perjudicial a largo plazo.

• Disputas legales: Las personas cuyos datos han sido mal utilizados pueden reclamar indemnización por daños y perjuicios, lo que puede resultar en costosos litigios.

•  Interrupciones en las operaciones: las autoridades pueden exigir la suspensión de ciertos procesamientos de datos hasta que se garantice el cumplimiento.

•  Inspecciones y auditorías: las infracciones pueden dar lugar a un escrutinio más estricto por parte de las autoridades de protección de datos.

• Pérdida de oportunidades comerciales: la falta de conformidad puede llevar a que las empresas sean evitadas por socios y clientes conscientes de la privacidad.

Por lo tanto, es de vital importancia que las empresas y organizaciones ajusten su presencia en línea y sus procesos de procesamiento de datos para cumplir con la GDPR, a fin de evitar estos riesgos.

Cómo recopilar datos de clientes en su sitio web de manera conforme al GDPR

Haz que tu sitio web cumpla con la GDPR y el TTDSG: aprende qué requisitos legales debes cumplir y aprovecha consejos prácticos para diseñar tu sitio web de acuerdo con la GDPR.

1.Protección de datos técnicos: encripta tu sitio web con un certificado SSL (criptografía HTTPS)

• Problema: los sitios web sin un certificado SSL son inseguros, especialmente al transferir datos importantes como información de tarjetas de crédito. Estas páginas también tienen una menor visibilidad en Google, lo que disminuye la confianza del usuario. 

• Requisito: el RGPD exige medidas técnicas seguras, incluida la encriptación HTTPS para sitios web. Este requisito tiene como objetivo garantizar la seguridad de la transferencia de datos.

• Tareas: los propietarios de sitios web deben activar un certificado SSL para cambiar de HTTP a HTTPS. Esto proporciona una conexión segura (identificable por "https" en la barra de direcciones y un símbolo de candado), protege los datos de los usuarios y mejora la búsqueda en Google. La activación generalmente es sencilla y se puede hacer directamente a través del proveedor de alojamiento web.

Para activar un certificado SSL para tu sitio web, primero contacta a tu proveedor de alojamiento web para seleccionar un certificado adecuado: hay opciones gratuitas y de pago. Solicita la activación directamente a través del proveedor, a menudo posible a través del portal del cliente. Después de la activación, verifica si la dirección de tu sitio web ahora comienza con "https" y si se muestra un símbolo de candado, lo que indica una conexión segura. Además, cambia todos los enlaces del sitio web a HTTPS para garantizar la seguridad completa.

• Problema: al visitar sitios web, se suelen almacenar cookies. Las cookies son pequeños archivos de texto que se almacenan en el dispositivo del usuario para rastrear cierta información como credenciales de inicio de sesión o configuraciones. Mejoran la experiencia del usuario al evitar que se tengan que volver a ingresar datos de inicio de sesión, por ejemplo, o al guardar el contenido del carrito de compras. Sin embargo, el uso de cookies, según el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), requiere el consentimiento de los usuarios, ya que pueden recopilar y procesar datos personales.

• Requisito: antes de almacenar cookies en los dispositivos de los usuarios, se debe obtener un consentimiento informado en forma de un banner de cookies. Los usuarios deben ser informados sobre el uso de cookies y no pueden ser discriminados en caso de rechazo.

• Tareas: una plataforma de gestión de consentimiento (CMP) en el sitio web informa a los usuarios sobre las cookies y les permite dar su consentimiento o rechazo. Esto garantiza un manejo conforme a la privacidad de los datos. Elija un CMP conforme al RGPD e intégrelo en su sitio web. Personalice el banner de cookies para informar sobre las cookies y permitir el consentimiento o rechazo. Pruebe la funcionalidad para ofrecer a los usuarios una elección transparente.

       3. Verifica los complementos de redes sociales y los videos integrados

• Problema: los sitios web a menudo utilizan complementos de redes sociales y videos integrados que pueden recopilar datos personales sin el conocimiento de los usuarios.
• Requisito: los usuarios deben dar su consentimiento antes de que se recopilen sus datos a través de los complementos de redes sociales. Los operadores del sitio web también están obligados a informar en su política de privacidad que los datos de los usuarios pueden ser compartidos con terceros.
• Por hacer: una forma de proteger mejor la privacidad de los usuarios es implementar soluciones de botones de 2 clics o Shariff. Con la solución de 2 clics, un botón se activa solo después de que el usuario hace clic explícitamente, lo que evita que los datos se recopilen automáticamente. La solución de Shariff también requiere una acción activa del usuario antes de que se realice el procesamiento de datos, pero ofrece una opción de un solo clic más amigable para el usuario.
  
  
  
  
  

4. Diseña los formularios de contacto conforme al RGPD

• Problema: los formularios de contacto en los sitios web recopilan datos personales, lo que puede generar problemas de privacidad sin las precauciones adecuadas.
• Requisito: se requiere el consentimiento claro de los usuarios para la política de privacidad antes de utilizar el formulario de contacto. Los datos solo pueden recopilarse en la medida necesaria, y los usuarios deben ser informados sobre el procesamiento de datos, el tiempo de retención, los derechos de los interesados y la política de privacidad.
• Por hacer: incorpora un aviso de privacidad claro en el formulario de contacto que informe sobre el procesamiento y almacenamiento de datos, los derechos de los usuarios y la política de privacidad. Utiliza cifrado SSL para la transmisión segura de los datos y elimine los datos una vez que se haya cumplido el propósito de la solicitud.
  
  
  
  

5. Crea un registro de procesamiento de datos de sus usuarios y firme contratos de tratamiento de datos

• Problema: debe ser transparente y comprensible qué datos de usuario almacena en su sitio web, y bajo qué base legal o justificación.
• Requisito: cuando recopilas datos personales en tu sitio web, debes registrar exactamente qué datos de usuario recopilas, por qué y durante cuánto tiempo los guardas. Si utilizas servicios como Google Analytics o Mailchimp, también debes celebrar contratos específicos con estos proveedores (contratos de tratamiento de datos) para garantizar que también cumplan con las normas de protección de datos.

Atención:

Las empresas que almacenan los datos de tu sitio web con un proveedor de servicios externo (hosting) deben celebrar un contrato de tratamiento de datos específico, ya que también se almacenan datos personales como información de clientes. Si una empresa mantiene su propio servidor pero otra persona es responsable de la tecnología, también necesitará este contrato si se puede acceder a datos personales.

• Por hacer: documenta de manera transparente en el registro de procesamiento cómo maneja los datos personales y celebre contratos de tratamiento de datos con terceros que procesan datos personales para garantizar la conformidad con el RGPD.

6. Coloca el aviso de privacidad y el derecho de revocación en su sitio web

• Problema: cada sitio web que recopila datos personales debe tener un aviso de privacidad. Este aviso debe ser fácilmente accesible para informar a los usuarios sobre el manejo de sus datos.

• Requisito: el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) exige que los sitios web no solo proporcionen un aviso de privacidad, sino que también lo coloquen de manera que sea accesible desde cualquier página. Este aviso debe explicar claramente el alcance y el propósito del tratamiento de datos, los derechos de los interesados y la información sobre terceros como Google Analytics. En el caso de sitios web multilingües, se requiere una traducción adecuada.

• Por hacer: asegúrate de que su sitio web tenga un aviso de privacidad. Este debe ser fácil de encontrar, idealmente en el pie de página de cada página. En el aviso, informe sobre el tratamiento de datos, los derechos de los usuarios y terceros como Google Analytics. Si tu sitio web es multilingüe, también necesitarás el aviso en esos idiomas. También es importante incluir información sobre el derecho de revocación.

Nota: los operadores de sitios web utilizan archivos de registro para monitorear y registrar las actividades de los visitantes. Estos archivos contienen datos como la hora de acceso a la página, la URL de la página visitada, la información del navegador y direcciones IP anonimizadas. El tratamiento de estos datos debe tener una base legal, y el aviso de privacidad de su sitio web debe informar a los visitantes al respecto.

7. Haz que tu boletín informativo sea conforme al RGPD

• Problema: si ofreces un boletín informativo en su sitio web, debes asegurarte de que todo cumpla con las normas de protección de datos. Esto incluye el manejo de direcciones de correo electrónico y el consentimiento de los usuarios.

• Requisito: para las suscripciones al boletín informativo, se requiere un consentimiento expreso según el RGPD y la Ley de Competencia Desleal (UWG). Se necesita el procedimiento de doble opt-in para confirmar la dirección de correo electrónico y demostrar el consentimiento.

• Por hacer: firma un contrato de procesamiento con tu proveedor de servicios de boletín informativo. En el formulario de registro, aclara para qué se utilizará la dirección email y enlace a la política de privacidad. Utiliza el procedimiento de doble opt-in: Después del registro, envía un enlace de confirmación por correo electrónico que el usuario debe hacer clic. De esta manera, demuestras que el consentimiento fue voluntario. Recuerda que debes almacenar el consentimiento en caso de consultas.

8.  Recopilación de datos de clientes para marketing personalizado: Verifica las herramientas de seguimiento para cumplir con el RGPD

• Problema: como operador de un sitio web que utiliza herramientas de seguimiento como Google Analytics, debes asegurarse de que estas herramientas cumplan con las regulaciones de protección de datos. En particular, los usuarios deben ser informados sobre el uso de tales herramientas y tener la opción de rechazar su uso (opt-out).

• Requisito: el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) exige que todas las herramientas de seguimiento que recopilen datos personales se mencionen en la política de privacidad. Los usuarios deben tener la opción de optar por no participar (rechazar), y las direcciones IP deben ser anonimizadas para proteger la privacidad. Además, para el uso de tales herramientas, a menudo se requiere un consentimiento explícito de los usuarios.

• Por hacer: asegúrese de que todas las herramientas de seguimiento que utilizas se mencionen en tu política de privacidad. Ofreces a los usuarios una opción fácil para optar por no participar (rechazar). Anonimiza las direcciones IP para evitar la identificación de los usuarios. Firma un acuerdo adicional de procesamiento de datos con proveedores como Google. Ten en cuenta que para ciertas actividades de seguimiento, especialmente el retargeting y el remarketing, se debe obtener un consentimiento explícito de los usuarios.

Teavaro ofrece una plataforma de gestión de consentimiento para la captura de datos de clientes conforme al RGPD

En el mundo digital actual, la protección de la privacidad de los usuarios es una preocupación central, especialmente en vista de los estrictos requisitos del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Teavaro ofrece una solución integral con su plataforma de consentimiento, que no solo garantiza el cumplimiento de estas regulaciones, sino que también permite una captura efectiva y amigable para el usuario de los consentimientos de los usuarios.

Gestión de consentimiento centrada en la privacidad y en el individuo

El diseño de banners de consentimiento, a menudo utilizados como el primer punto de contacto entre los usuarios y los sitios web, desempeña un papel crucial en el cumplimiento del RGPD. Estos banners deben ser claros y comprensibles para ofrecer una experiencia óptima al cliente y también dar a los usuarios una verdadera opción sobre si y cómo se pueden utilizar sus datos. De esta manera, el Customer Engagement de Teavaro fomenta la participación de los visitantes de tu sitio web en lugar de ahuyentarlos con una avalancha de banners de consentimiento opacos.

Herramientas de coincidencia de audiencia integradas

Además, Teavaro integra herramientas de coincidencia de audiencia que permiten a las empresas utilizar datos para audiencias personalizadas en plataformas como Google o Facebook de manera legalmente conforme. Estas herramientas son cruciales para determinar qué datos de los clientes se pueden recopilar y cómo se pueden utilizar, especialmente en relación con las campañas publicitarias dirigidas.

Teavaro se destaca en este ámbito al proporcionar una plataforma que permite gestionar de manera efectiva los consentimientos y los banners de cookies, así como las autorizaciones de marketing en general. Mediante la integración de Utiq-Consent en la plataforma de consentimiento de Teavaro, se optimiza aún más este proceso de identificación de usuarios, al ofrecer una forma especializada de gestión del consentimiento de cookies que puede integrarse perfectamente en el sistema existente.

• Consistencia en múltiples dispositivos

• Experiencia uniforme en todas las plataformas

• Aplicabilidad transversal a varios dominios

•  Almacenamiento en el servidor

Teavaro proporciona no solo una plataforma avanzada para la gestión de consentimientos en el frontend, sino también gestión de consentimientos en el servidor para los banners de cookies, ofreciendo así una solución integral para los desafíos de la privacidad en línea según el RGPD. Esto significa que no solo ofrecemos la captura segura y centrada en la persona de los datos del cliente, sino también una estrategia óptima de datos de primera parte en un momento en el que los cookies de tercera parte están desapareciendo cada vez más.

FAQ: Recopilación de datos de clientes: ¿Qué está permitido y qué no? 

Aquí hemos reunido algunas preguntas frecuentes y respuestas sobre la recopilación de datos de clientes para usted. Sin embargo, ten en cuenta que la información proporcionada es solo orientativa y no reemplaza el asesoramiento legal.

En resumen:

• Conformidad con el RGPD: la captura efectiva y conforme a la ley de los datos de los clientes es esencial para la privacidad y la confianza de los visitantes de su sitio web.

• Gestión de Consentimiento: el uso de banners de consentimiento conformes al RGPD y la gestión de las aceptaciones permiten un manejo seguro y eficiente de los datos de los usuarios.

Maximiza la protección de datos y la experiencia del usuario con Teavaro

Teavaro revoluciona la gestión de consentimiento con un sistema que integra perfectamente Utiq para la gestión del consentimiento de cookies. Utiq, como componente central de la solución de Teavaro, facilita el cumplimiento del RGPD al proporcionar a las empresas las herramientas para gestionar eficazmente el consentimiento del usuario. Complementado con el grafo de identidad de primera parte de Teavaro, la plataforma permite una vinculación y análisis de datos de clientes conforme al RGPD sin comprometer la privacidad.

Descubre cómo Teavaro puede ayudar a su empresa a cumplir con el RGPD en la captura de datos de clientes y explore los beneficios de una solución avanzada de gestión de consentimiento. Comienza ahora mismo y garantiza la protección de datos y el cumplimiento normativo con Teavaro.